E-Mail-Adressen

E-Mail-Adressen sind ein zentrales Kommunikationsmedium an unserer Schule. Mithilfe des Zugangs zum Schulportal Hessen kann die eigene E-Mail-Adresse sowie ggf. die E-Mail-Adresse der Kinder bearbeitet werden. Dies funktioniert über die App Identitätsmanagement.

Nach der Anmeldung am Schulportal erscheinen dort alle bearbeitbaren Personen. Nach einem Klick auf den Link „E-Mail-Adressen“ werden die eingetragenen E-Mail-Adressen der Person angezeigt.

Jeder Nutzer des Schulportals unserer Schule kann die eigenen Adressen bearbeiten. Eltern können zusätzlich die Adressen ihrer Kinder bearbeiten.

Elternteile können untereinander ihre Daten nicht zur Bearbeitung freigeben. Daher müssen sich beide Elternteile jeweils seperat im Portal anmelden, um ihre E-Mail-Adressen zu bearbeiten. In einer zukünftigen Version wollen wir eine Freigabe programmieren und auch weitere Kontaktdaten bearbeitbar machen.

Sie können jede E-Mail-Adresse als Adresse für automatische Benachrichtigungen aktivieren. Derzeit ist diese Einstellung jedoch noch ohne Funktionalität. Die Einstellungen ist für zukünftige IT-Projekte der Schule vorgesehen.

Die Kontakte der Schule sind anhand der Klassenzugehörigkeit der Schüler*innen, Eltern und Lehrer*innen in bestimmte E-Mail-Verteiler einsortiert. E-Mail-Adressen des Kontakts, die mit dieser Einstellung markiert sind, bekommen E-Mails an diese Verteiler gesendet.

Wichtig: Die Änderung an den Einstellungen der E-Mail-Verteiler wird nur einmal täglich übernommen. Es kann daher bis zu 24h dauern, bis eine Änderung aktiv wird.

Bestimmte Kontakte der Schule können an festgelegte E-Mail-Verteiler der Schule E-Mails versenden. Sofern der Kontakt Absender für einen solchen Verteiler ist, kann von E-Mail-Adressen mit dieser Einstellung eine E-Mail an die Verteiler gesendet werden. Ansonsten wird die Weiterleitung an die Verteiler verweigert.

Wichtig: Die Änderung an den Einstellungen der E-Mail-Verteiler wird nur einmal täglich übernommen. Es kann daher bis zu 24h dauern, bis eine Änderung aktiv wird.

E-Mail-Adressen können deaktiviert werden. Sie werden aus Sicherheitsgründen erst nach 3 Monaten automatisch gelöscht.

Die Standard E-Mail-Adresse wird dem Schulpersonal als bevorzugte Kontakt-Adresse angezeigt. Sie können je Person eine Standard-Adresse festlegen.

Bei einer Änderung der E-Mail-Adressen werden alle bisherigen Adressen im System über die Änderung informiert. Bei Schüler*innen werden zusätzlich die Eltern benachrichtigt.

Im Frühjahr 2020 wurde aufgrund der Schulschließung von den Eltern jedes*r Schülers*in eine E-Mail-Adresse eingesammelt. Diese war damals keinem Elternteil zugeordnet. Im weiteren Verlauf haben wir daher die E-Mail-Adressen in einer zentralen Datenbank gespeichert und für E-Mail-Verteiler verwendet.

In der Weboberfläche werden nun auch diese Kontakte als „Corona Notfallkontakt“ angezeigt. Haben Sie mehrere Kinder an der Schule, können solche Kontakte bei Ihnen auch mehrfach angezeigt werden. Sie können uns beim Bereinigen der Datenbank helfen, indem Sie von diesen Notfall-Kontakten die E-Mail-Adressen deaktivieren. Fügen Sie, falls noch nicht vorhanden, die entsprechenden E-Mail-Adressen bei dem korrekten Elternteil wieder hinzu. Die E-Mail-Adresse muss nur genau einmal im System bei der korrekten Person zugeordnet sein, damit sie berücksichtigt wird.

Das Schulportal Hessen speichert leider noch eine eigene seperate Adresse pro Nutzer, auf welche die Schule keinen Zugriff hat. Sie müssen diese daher seperat pflegen. Die Einstellung hierfür finden Sie nach dem Login, indem Sie auf den Benutzernamen rechts klicken und dann den Punkt „E-Mail & Benachrichtigungen“ auswählen.